Тайм-менеджмент. Инструменты и принципы управления временем

Содержание:

1. Что такое тайм-менеджмент
2. Кому нужен тайм-менеджмент
3. Основные принципы
4. Как управлять временем
5. Ведение нескольких проектов

Что такое тайм-менеджмент

С нехваткой времени так или иначе сталкивался каждый из нас: закрыть проект на неделю позже, опоздать на важную встречу или в течение года не успевать на прием к врачу - всё это обычные спутники современного темпа жизни.

Все ли способны побороть тревогу, вызванную постоянной спешкой и напряжением? К сожалению, большинство людей испытывают стресс от подобного ритма, что негативно сказывается на здоровье и работоспособности.

Чтобы все успеть, не обязательно увеличивать количество часов в сутках, нужно просто научиться управлять своим временем и найти идеальный для себя подход в тайм-менеджменте. Простыми словами, тайм-менеджмент - это использование своего времени с максимальной эффективностью.

Кому нужен тайм-менеджмент

Чаще всего вы знаете, что вам нужно сделать и за какой период, проблема в том, как заставить себя достичь всех поставленных целей или как правильно распределить время на их выполнение. 

Здесь уместно сказать о том, что тайм-менеджмент важен для разных групп: 

• для прокрастинаторов, которым сложно собрать себя и выполнить поставленную задачу в отведенный период времени, а не в последние 10% этого времени
• для тех, кто может распределять задачи с одинаковой долей загруженности в течение всего периода, но ощущает дискомфорт от их выполнения или считает, что может делать больше, но не знает, как успеть и куда вклинить еще пару задач.

Техника управления временем поможет вам разумно распределить свои физические и интеллектуальные ресурсы и не ощущать бешеного темпа, в котором находится каждая успешная личность.

Основные принципы

В тайм-менеджменте важно принять несколько моментов:

• многие действия мы осуществляем неосознанно
• мы склонны принимать импульсивные решения
• сознание не всегда правильно расставляет приоритеты.

Такие установки помогут отпустить ситуацию и начать двигаться в нужном направлении. Итак, что важно в искусстве тайм-менеджмента?

Не переносите сложные и объемные задачи

Действительно, иногда нужно сделать срочную работу, требующую минимум временных затрат, тогда к решению более глобальных целей можно приступить сразу после выполнения мелких текущих вопросов. 

Но зачастую мы, осознанно или нет, отодвигаем до бесконечности дела, которые сложны в выполнении или просто не приносят нам удовольствия. Мозг легко убедит нас в том, что лучше сделать что-то другое, а на эту задачу нужно выделить отдельный день. Таким образом вы не решаете текущие задачи, а просто набираете копну “долгов”, которые никуда не денутся, пока их не решить. Эксперт в области тайм-менеджмента, Брайан Трейси, предлагает рассматривать важные дела как “лягушку, которую нужно съесть на завтрак”. 

Учет времени

Фиксируйте то, что вы делаете, чтобы понимать, сколько времени занимает выполнение задачи на самом деле. Во время работы не отвлекайтесь на внешние раздражители, главный из которых - смартфон.

Чаще всего мы проверяем почту или листаем ленту новостей в телефоне совершенно неосознанно, это происходит на автомате. Так мозг борется с более сложными задачами, поставленными перед ним.

Распределяйте задачи по важности

При этом учтите, что не всегда нужно в первую очередь выполнять краткосрочные небольшие пункты в списке дел. Задачи будут появляться, и если стараться всегда решать сразу мелкие вопросы, до более важных и масштабных получится добраться крайне редко.

Кроме того, что неправильное распределение задач оттягивает выполнение более важных дел, это еще и влечет за собой постоянную тревогу и психологический дискомфорт, так как реализация сложных и объемных проектов не осуществляется своевременно, а лишь разрастается, как снежный ком.

Разбивайте список дел на пункты и подпункты

Многие не придают значения важности данного этапа, считая лишним расписывать в подробностях свои шаги,о которых и так знают. В итоге задача, на которую изначально отводилось не больше пары часов, занимает у нас полдня, а то и больше.

Почему так происходит? Без визуального отображения этапов выполнения цели мозг чаще всего не фокусируется на ряде мелочей, которые впоследствии могут затормозить процесс выполнения и повлиять на качество работы. Поэтому разбивайте решение дел на проекты, задачи и подзадачи. Как только вы начнете записывать, вы увидите, как много локальных этапов не считали важными и не отводили отдельное время на их выполнение.

Фокусируйтесь на том, что делаете

Наибольшая сложность в решении задач - это то, что человек находится в социуме и взаимодействует с другими, причем в основном при помощи своего несмолкающего смартфона. 

Если посчитать все время за день, потраченное на взаимодействие с телефоном без веских на то причин, получится внушительная цифра. А стоит добавить к полученному результату время, необходимое, чтобы снова переключиться на работу, и вот ответ на вопрос “почему я весь день занят, но все равно ничего не успеваю?”.

Делегирование полномочий

Разумно тратить ресурсы на проекты, которые обогащают новыми знаниями и навыками, приносят прибыль и удовлетворение. Что касается всего остального - почему бы не сэкономить силы и время и не предоставить решение вопроса тому, кто в этом профи.

Дела, которые мы делаем без удовольствия и в которых мало разбираемся, выжимают из нас намного больше сил, чем привычные нам задачи. Поэтому, даже потратив часть денег на оплату тому, кто готов взять обязанности на себя, вы получите больше, выделив время для более эффективной работы.

Как управлять временем

Правильное распределение рабочего времени - половина успешного овладения тайм-менеджментом. Вторая половина - это умение отдыхать, следовать потребностям своего организма и говорить людям “нет” в ответ на ненужные вам предложения, советы или несвоевременные просьбы.

Почему с каждым днем увеличивается количество фрилансеров? Благодаря интернету появилась возможность работать ночью, удаленно и в любых  условиях. К сожалению, среднестатистические компании предлагают стандартные условия работы: офис, четкий график с утра до вечера и отпуск раз в год. 

А ведь многие из нас продуктивны вечером, работая дома на кровати или путешествуя по миру. Если вы в течение многих лет так и не стали жаворонком и не готовы вставать на работу в 6-7 утра, может и не стоит мучить себя, а лучше подобрать работу с плавающим графиком или отдать предпочтение фрилансу?

В книге А.Толкачева и Н.Мрочковского “Экстремальный тайм-менеджмент” герой за несколько недель превращается из безынициативного работника салона в лидера с собственным бизнесом и второй половиной. Кому-то это может показаться утопичным, но на самом деле для того, чтобы кардинально изменить свой образ жизни, достаточно нескольких дней. 

Авторы книги предлагают интересный способ определения текущей ситуации и постановки целей - колесо жизни. 

Читателю предлагается пронумеровать все оси, оценив каждый из секторов от 0 до 10. Если в итоге получается круг с большой разницей между осями, стоит поработать над сферами жизни с низкой оценкой для максимального баланса. 

Это упражнение помогает обратить внимание на проблемы, которые могут быть незаметными, но при этом постепенно снижать качество жизни и влиять на те сферы, в которых прежде все было в порядке.

Для управленцев, ведущих несколько проектов, важно использовать дополнительные ресурсы, которые помогут в работе.    

Ведение нескольких проектов

Для разных направлений можно вести единую базу клиентов, это значительно упростит работу. В случае привлечения клиента из одного проекта в другой нет необходимости искать его в базе и дублировать данные.

При наличии большого объема задач важно максимально “упростить жизнь” сотрудникам компании. Используйте искусственный интеллект: чат-боты, голосовые помощники - все это существенно ускорит процесс обработки обращения и формирования заказа.

Для эффективного управления несколькими проектами правильнее комбинировать разные методы тайм-менеджмента, разбивать задачи по срочности, важности и регулярно контролировать все процессы для непрерывной и успешной деятельности компании.

Интересные статьи:

• Разработка CRM для бизнеса
• Омниканальный маркетинг - практическое применение
• Маркетинговый аутсорсинг - партнерские отношения для уверенного старта

НАШИ УСЛУГИ