Как создать эффективный отдел продаж

Содержание:

1. С чего начать построение отдела продаж?
2. Этапы построения эффективного отдела продаж
3. Способы создания отдела продаж
4. Алгоритм построения отдела продаж
5. Определение размера финансовых вложений
6. Разработка системы продаж
7. Регламентация рабочих процессов отдела продаж
8. Автоматизация работы отдела продаж

С чего начать построение отдела продаж?

Создание отдела начинается с определения каналов трафика. Это - первое, что вы должны сделать. Поняв, сколько в конкретной сфере основных конкурентов, каким образом они выстраивают свою деятельность и что происходит в смежных отраслях, вы создадите эффективный отдел продаж, который будет выполнять поставленные задачи и приносить запланированную прибыль.

От правильного выбора канала продаж зависит, станет ли бизнес конкурентоспособным и как быстро ваша компания “оперится”.

Если ваше предложение уникально - это одна история, к этому мы еще вернемся. Но чаще приходится иметь дело с похожим или идентичным продуктом, который уже кому-то приходилось раскручивать до вас, создавая отдел продаж с нуля без похожего опыта. Если у вас есть возможность учиться на чужих ошибках, не упускайте ее.

Что можно узнать, проанализировав отделы продаж конкурентов?

• какие инструменты продаж работают
• что не работает
• сколько заявок в среднем может обработать один менеджер
• сколько времени менеджер тратит на одну заявку и какие скрипты использует.

Возможно, вам даже удастся узнать, во сколько конкурентам обходятся их отделы сбыта. Разумеется, только вам решать, сколько вы готовы заплатить продажнику за его работу, но знать примерные расценки конкурентов необходимо. 

Если вы платите мало по сравнению с аналогичными компаниями - ждите текучки и слабой отдачи от сотрудников, вряд ли их мотивирует плакат “лучший менеджер месяца”. Платить впустую тоже глупо, анализируйте работу ваших подчиненных и корректируйте заработную плату в зависимости от результатов их работы.

Этапы построения эффективного отдела продаж

Определить цель создания отдела сбыта

План продаж - обязательный этап, без которого невозможно построить эффективную стратегию. Менеджеры по сбыту должны работать на результат и знать, каким должен быть этот самый результат. Разрабатывайте обозримые цели для подразделения, исходя из конкурентной ситуации, финансовых возможностей и ваших ожиданий от компании спустя конкретный промежуток времени.

Цели обязательно должны иметь срок достижения, причем реальный, установленный аналитическим путем. Проектирование подразделения должно включать детальный план работы на ближайшее время (неделя, месяц, квартал) и на более длительный период до нескольких лет. Кроме того, план продаж составляется как в общем для команды, так и отдельно для каждого менеджера.

Масштаб и структура

В отделе должно быть столько продажников, чтобы установленный план продаж закрывался в срок, а при этом подчиненные не были изможденными и перегруженными работой. Менеджер должен уделять достаточно времени каждому клиенту, только тогда можно рассчитывать на привлечение и удержание постоянных клиентов.

Структура подразделения может быть самой простой - руководитель и несколько менеджеров по продажам, и может состоять из нескольких подразделений: отдел по работе с клиентами, отдел сбыта. Если компания развивается в нескольких отраслях, обычно на каждую из них формируется отдельная команда менеджеров. При многогоступенчатой структуре, кроме руководителя, могут быть заместители, отвечающие за каждое подразделение.

Затраты на отдел продаж

В смету на организацию подразделения должны быть включены все постоянные и переменные затраты, предусмотренные для функционирования отдела:

• аренда офиса
• покупка оборудования для работы
• заработная плата штата
• расходные материалы
• маркетинговые мероприятия
• другие затраты.

Все текущие и будущие расходы нужно разбить по периодам с учетом возможных дополнительных затрат.

Документация

Кроме учредительных документов компании, для отдела сбыта должен быть прописан регламент работы в CRM-системе, если вы используете ее, и скрипты продаж. Так менеджеры будут четко понимать, какие задачи перед ними стоят и кто несет ответственность за их выполнение. 

Способы создания отдела продаж

Иногда для запуска отдела продаж достаточно нанять 2-3 менеджеров и обеспечить их необходимым оборудованием. Но такой подход допустим только при малых объемах продаж, например для интернет-магазина с небольшим ассортиментом товара.

В малом бизнесе продажники обычно сами справляются со всеми задачами, а руководство на себя берет сам владелец бизнеса или руководитель, который отвечает сразу за все этапы развития компании.

Если бизнес более масштабный, построение отдела сбыта требует детальной проработки всех нюансов и, возможно, привлечения к работе профессионалов, которые специализируются на создании и запуске отделов продаж.

Да, на начальном этапе расходы покажутся ощутимыми, но если вы наняли компетентных специалистов для создания отдела продаж, результаты не заставят себя ждать.

Анализ рынка → Составление плана → Смета → Набор команды → Запуск

Цены на такие услуги колеблются в достаточно широких пределах и отличаются для каждого конкретного случая.

Если вы уверены, что справитесь с этой задачей самостоятельно - вам нужен четко проработанный алгоритм действий.

Алгоритм построения отдела продаж

При создании sale-подразделения самостоятельно нужно учесть факторы, которые повлияют на быстроту его запуска и на функционирование в будущем. Нет прописанной инструкции по созданию отдела продаж с нуля. Это процесс, к которому нужно подходить индивидуально, взяв чужой опыт только за основу работы.

Итак, какова же общая последовательность действий при создании отдела продаж? Выделим несколько важных пунктов:

• определите приблизительный объем вложений на начальном и последующих этапах
• рассчитайте гарантированный сбыт, при котором бизнес будет оставаться рентабельным
• разработайте кадровую политику
• пропишите скрипты по продажам
• автоматизируйте рутинные процессы.

Список можно продолжать в зависимости от возможностей компании и результатов, которых она планирует достичь, внедрив в работу отдел продаж.

Определение размера финансовых вложений

При расчете затрат на создание отдела продаж с нуля суммируют единоразовые и регулярные расходы. Закупка мебели, оборудования, установка программного обеспечения - все это единоразовые затраты. К регулярным относится заработная плата, коммунальные платежи, аренда помещения. 

Если вы решили воспользоваться услугами удаленного отдела продаж без затрат на создание и поддержку офиса, то средства нужны только на заключение сделки и оплату работы наемных менеджеров. 

Разработка системы продаж

Определить минимально допустимый уровень сбыта, который гарантирует рентабельность бизнеса

Цель отдела сбыта - максимизировать прибыль компании, но существуют сезонные, политические факторы, форс-мажоры. Все это приводит к колебаниям продаж. Поэтому, прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы подразделение всегда находилось на плаву и не тянуло компанию вниз.

Сформируйте прогноз сбыта и разделите планируемые сделки на гарантированные, вероятные и маловероятные. Так менеджеры получат тот гарантированный уровень сбыта, ниже которого они не должны работать. Все изменения в процессе общения с клиентом обязательно отмечаются в прогнозе сделки с ним, чтобы результат работы не стал сюрпризом, тем более неприятным.  

Обеспечить взаимозаменяемость менеджеров без риска для работы отдела

Работа отдела не может быть построена на двух-трех лидерах. В случае неожиданного “выхода” кого-либо из системы любой сотрудник должен быть в состоянии заменить коллегу, и продажи при этом не опустятся ниже допустимого минимума.

Работайте над развитием и мотивацией “слабых” кадров или же увольняйте их, если не видите перспективы. 

Ввести систему обмена информацией между сотрудниками при пересменке

Рабочий день отдела продаж планируется в соответствии с тем, какие задачи уже выполнены, и какие нужно закрыть в ближайшее время. В CRM-системе не всегда можно отобразить все изменения, не говоря уже о тех случаях, когда менеджер по невнимательности забыл внести данные в систему. 

Поэтому график менеджеров должен формироваться таким образом, чтобы на смене был кто-нибудь из “вчерашних” продажников, только так можно обеспечить преемственность информации.

Регламентация рабочих процессов отдела продаж

Работу менеджеров нужно контролировать и прописывать реальные, применимые на практике правила взаимодействия с клиентами и коллегами. Процесс продаж должен быть упорядоченным, а зона ответственности каждого сотрудника - ограниченной регламентом, который существует не только на словах.

Какие правила должны быть прописаны для сотрудников отдела продаж:

• если есть CRM-система - как она работает и какие полномочия получает в ней продажник
• как пополнять и вести базу клиентов
• как работать с новыми и постоянными клиентами, в чем разница
• скрипты по холодным и горячим звонкам
• за что отвечает данный менеджер
• как менеджер может взаимодействовать с другими менеджерами, с руководителем
• к кому обращаться по тем или иным вопросам
• как выглядит отчетность и с какой периодичностью ее подавать.

Правила должны быть понятными для каждого из подчиненных и изменяться в процессе развития компании. Упростить их поможет автоматизация некоторых процессов в подразделении.

Автоматизация работы отдела продаж

Многие бизнес-процессы отнимают время и усложняют работу как руководству, так и подчиненным. С этой целью компании внедряют CRM-системы. Прежде всего их используют для контроля работы менеджеров по сбыту. 

Система автоматически формирует отчеты по процессам работы каждого из менеджеров, отслеживая на каких этапах находятся проекты и насколько эффективно подчиненные справляются с поставленными задачами.

Функциональные возможности CRM-систем могут быть различными, основные из них:

• сбор и хранение информации о клиентах 
• этапы взаимодействия компании с заказчиками 
• отслеживание истории лидов 
• отслеживание статуса заказа
• контроль взаиморасчетов.

На основе данных CRM-программы руководитель может проанализировать работу отдельного менеджера и всего подразделения в целом, что не просто удобно, а и в разы эффективнее обычных отчетов, которые тоннами наваливаются на руководителя в конце месяца. 

Для менеджера такая система - испытание на прочность, но если его цель - приносить прибыль компании (читай - “себе”) и развивать свои навыки продажника, то CRM - лучший помощник в этом. 

Еще по теме:

• Рекомендации по управлению отделом продаж
• Как увеличить эффективность отдела продаж
• Чем занимается отдел продаж

НАШИ УСЛУГИ